Cartes de Navigation — Expédition Verne

ACHATS01

Comparez les offres des fournisseurs

"Je vous enverrai deux offres de fournisseurs. Comparez-les dans un tableau : prix, délais de livraison, conditions de paiement et pénalités. Indiquez les risques et les questions qu’un bon négociateur poserait avant de prendre une décision".

Conseil. Joignez les documents et demandez systématiquement le tableau comparatif.

ACHATS02

Préparation à une négociation

"Je vais négocier avec [fournisseur] le renouvellement du [contrat / matériel]. Compte tenu de cet historique [insérer les données], veuillez me fournir des arguments en ma faveur, les concessions possibles et un plan B en cas d’échec des négociations".

Conseil. Essayez : demandez-lui de jouer le rôle d’un fournisseur et de se disputer avec vous.

ACHATS03

Déposer une réclamation contre un fournisseur

"Rédigez un courriel ferme mais correct pour vous plaindre auprès de [fournisseur] pour [retard / non-conformité], en citant ce qui a été convenu [collez les conditions] et en proposant les prochaines étapes".

Conseil. Être ferme n’est pas agressif : demandez les deux versions et comparez-les.

ACHATS04

Résumer un contrat

"Résumez ce contrat [collez le texte] : parties, durée, montants, pénalités, obligations principales et clauses à examiner par le service juridique".

Conseil. L’IA fournit des orientations ; la vérification juridique finale relève de la responsabilité du service juridique.

ACHATS05

Analyser les dépenses

"À partir de cette liste de commandes [collez les données], regroupez les dépenses par catégorie et par fournisseur et identifiez les zones de concentration des risques ou les opportunités d’économies".

Conseil. Demandez-lui également quels sont les 10 principaux fournisseurs en termes de volume.

ACHATS06

Élaborer un ensemble de spécifications

"Aidez-moi à rédiger un cahier des charges pour [service] : périmètre, exigences, critères d’évaluation et échéancier. N’hésitez pas à me poser des questions si vous avez besoin de plus d’informations".

Conseil. Avant d’écrire, permettez-moi de vous poser une question : cela améliore la qualité.

FINANCE07

Examiner une facture suspecte

"Comparez cette facture [collez le texte] avec la commande et le bon de livraison [collez les détails]. Signalez toute différence de prix, de quantité ou de conditions de paiement".

Conseil. Idéal avant de bloquer ou d’approuver un paiement suspect.

FINANCE08

Réclamez un paiement

"Veuillez rédiger un courriel de demande de paiement à l’attention de [client], sur un ton ferme et professionnel, concernant la facture [numéro] impayée depuis [jours]. Veuillez me fournir une première version et une version de relance".

Conseil. Préparez la version d’escalade adaptée à la situation avant d’en avoir besoin.

FINANCE09

Simuler des scénarios

"À partir de ces hypothèses [collez les données], présentez-moi un scénario optimiste, un scénario de base et un scénario pessimiste de [marge / trésorerie], et dites-moi quelle variable a le plus d’influence sur le résultat".

Conseil. Demandez toujours quelle est la variable la plus sensible.

FINANCE10

Rechercher et recouper des données externes

“Recherchez le prix de l’aluminium sur le LME (au comptant et à 3 mois) sur les [12] derniers mois ainsi que la courbe actuelle des contrats à terme. Résumez la tendance, les facteurs qui l’expliquent et proposez un scénario de prix pour les [2] prochains trimestres, avec une fourchette haute et basse. Indiquez la source et la date de chaque donnée”.

Conseil. Recoupez toujours les chiffres avec votre courtier : les sources gratuites peuvent être publiées avec un décalage

FINANCE11

Préparer l’audit

"Aidez-moi à préparer l’audit pour [exercice financier]. En vous basant sur les observations du rapport précédent [coller les données], veuillez indiquer la documentation que je devrais avoir à disposition, qui la fournit dans chaque cas et dans quel ordre elle doit être traitée. Indiquez également les observations qui restent en suspens".

Conseil. Utilisez-le comme un script de travail ; vous pouvez également lui indiquer de rechercher de la documentation dans SharePoint ou votre OneDrive.

FINANCE12

Automatiser un rapport

"Je rédige ce rapport manuellement chaque mois [décrit les étapes]. Suggérez-moi comment le structurer pour l’automatiser et quelles informations précises je devrais demander au service informatique".

Conseil. Décrivez les étapes comme vous les expliqueriez à un stagiaire.

FINANCE13

Expliquez les écarts du mois.

"Voici la clôture de fin de mois et le budget [collez les données]. Rédigez un résumé des principaux écarts, en indiquant les causes possibles et en posant trois questions à examiner avec les responsables".

Conseil. Ne collez jamais de données que vous ne partageriez pas par e-mail.

PRODUCTION ET USINE14

Préparez-vous pour la réunion du matin

"À partir de ces incidents survenus pendant le quart de nuit [collez la liste], préparez-moi un résumé de cinq minutes : ce qui s’est passé, l’impact sur le plan de la journée et les décisions à prendre".

Conseil. Demandez toujours un format : script, tableau, liste…

PRODUCTION ET USINE15

Convertir les notes en instructions

"Transformez ces notes d’un opérateur expérimenté [collez les notes] en une instruction de travail claire et étape par étape pour une personne qui découvre le métier, en mettant en évidence les avertissements de sécurité".

Conseil. Consultez un expert avant de publier.

PRODUCTION ET USINE16

Analyser un arrêt

"À partir de cet enregistrement de l’arrêt de [ligne / équipement] [coller les données], aidez-moi à effectuer une analyse des cinq pourquoi et proposez des actions pour éviter que cela ne se reproduise".

Conseil. Les cinq pourquoi trouvent leur réponse sur le terrain, pas au bureau.

PRODUCTION ET USINE17

Rédiger le rapport de relève de quart

"Transformez ces notes de quart [collez les notes] en un rapport de passation de consignes clair : état des lignes, incidents ouverts et en attente pour le prochain quart".

Conseil. Une bonne passation permet de gagner la première heure de travail.

PRODUCTION ET USINE18

Maintenance de premier niveau

"Aidez-moi à élaborer un plan de maintenance de premier niveau pour [l’équipement] : tâches, fréquence et une liste de contrôle simple pour l’opérateur".

Conseil. Comparez les fréquences avec le manuel du fabricant.

PRODUCTION ET USINE19

Communiquer un changement dans l’usine

"Rédigez une brève communication à l’intention du personnel de l’usine concernant [le changement de procédure / d’horaire], claire, sans jargon technique et expliquant la raison du changement".

Conseil. Le pourquoi importe plus que le quoi.

PRODUCTION ET USINE20

Préparer une visite de l’usine

"Un client/auditeur va visiter l’usine. Veuillez me préparer le plan de visite : visite guidée, principaux messages de sécurité et points à souligner concernant notre processus".

Conseil. Répétez le trajet en ayant le script en main.

PRODUCTION ET USINE21

Résumez les indicateurs du quart

"À partir de ces données de production [collez les données], veuillez me fournir un résumé du quart : rendement approximatif, principales pertes et comparaison avec l’objectif".

Conseil. Toujours comparer par rapport à l’objectif actuel, et non à celui d’hier.

PRODUCTION ET USINE22

Détection d’un goulot d’étranglement

"Analysez ces données de processus [collez les données] : temps de cycle, temps d’attente, temps d’arrêt et production par étape. Identifiez le principal goulot d’étranglement, expliquez-en la cause et proposez trois actions pour augmenter le flux sans compromettre la qualité".

Conseil. Il faut privilégier le point qui limite la capacité de l’ensemble de la ligne, et non celui qui enregistre simplement le plus d’incidents.

QUALITÉ ET LABORATOIRE23

Répondre au client

"Rédigez la réponse officielle à cette plainte [coller 8D] : confinement, cause profonde et actions, sur un ton professionnel et visant à maintenir la confiance du client".

Conseil. Vérifiez qu’ils ne promettent pas des délais que vous ne pourrez pas respecter.

QUALITÉ ET LABORATOIRE24

Préparer un audit qualité

"Préparez-moi une liste de contrôle pour l’audit [ISO 9001 / client] du domaine [X] : documents, enregistrements et questions typiques de l’auditeur avec une réponse suggérée".

Conseil. Les enregistrements manquants sont détectés en amont, et non pendant.

QUALITÉ ET LABORATOIRE25

Interprétation des résultats des tests

"À partir de ces résultats de laboratoire [collez les données], comparez-les aux spécifications [collez les limites] et indiquez ce qui est hors plage et son impact possible".

Conseil. Joignez le cahier des charges : sans limites, il n’y a pas de critère.

QUALITÉ ET LABORATOIRE26

Rédiger un rapport de non-conformité

"Rédigez un rapport interne de non-conformité sur [décrire l’écart constaté] : description objective, exigence non satisfaite et preuves, sans désigner de personnes en particulier".

Conseil. On décrit les faits, pas les coupables.

QUALITÉ ET LABORATOIRE27

Normaliser une méthode

"Transformez cette méthode de travail [décrivez-la] en une procédure : objectif, portée, responsabilités et étapes numérotées".

Conseil. Transmettez-le à quelqu’un qui ne connaît pas le processus : s’il le comprend, tant mieux.

QUALITÉ ET LABORATOIRE28

Analyser les tendances des défauts

"À partir de cet historique des défauts [collez les données], identifiez les tendances par produit, ligne ou équipe, et suggérez où enquêter en premier".

Conseil. Une tendance n’est pas une cause : c’est un point de départ pour chercher.

QUALITÉ ET LABORATOIRE29

Microformation de qualité

"Préparez une mini-session de formation de dix minutes pour les opérateurs sur [sujet qualité], avec des exemples tirés de notre activité et trois questions de révision".

Conseil. Dix minutes bien choisies valent plus qu’une heure.

QUALITÉ ET LABORATOIRE30

Résumé d’une réclamation client

"Résumez cette plainte du client [collez le texte] au format 8D : description du problème, mesures de confinement immédiates et causes profondes possibles à examiner".

Conseil. L’IA propose des hypothèses ; vous fournissez les preuves.

RH31

Rédiger une offre d’emploi

"Rédigez une offre d’emploi pour un [poste] dans notre usine [ALI / AMO / CAS]. Adoptez un ton convivial et direct, distinguez les exigences essentielles des exigences souhaitables et évitez le jargon interne".

Conseil. Vous signez, l’IA suggère : relire avant publication.

RH32

Préparation à un entretien d’embauche

"Je vais interviewer un candidat pour le poste de [poste]. Donnez-moi dix questions : techniques, comportementales et sur l’intégration à l’équipe, en précisant les points à évaluer pour chacune".

Conseil. Les meilleures questions demandent des exemples concrets, pas des opinions.

RH33

Communiquer un changement organisationnel

"Rédigez la communication relative au changement à destination du personnel : quels changements, pourquoi, qui est concerné et où trouver des réponses à toutes les questions. Adoptez un ton amical et honnête".

Conseil. Si vous n’expliquez pas pourquoi, les gens vont inventer une explication.

RH34

Préparez-vous à une conversation difficile

"Je dois parler à un collègue de [sujet sensible]. Aidez-moi à structurer la conversation : comment l’aborder, ce qu’il faut éviter et comment la conclure avec un plan concret".

Conseil. Ne collez pas de noms ni de détails personnels : décrivez la situation.

RH35

Concevoir l’intégration

"Concevoir un plan d’intégration de trente jours pour un nouveau [poste] à l’usine [X] : étapes hebdomadaires, personnes qu’il devrait rencontrer et formation nécessaire".

Conseil. On se souvient toujours du premier jour : tenez-en compte dans votre planification.

RH36

Décrire un poste

"Rédigez la description de poste [X] : mission, fonctions principales, exigences et relations avec les autres départements. Posez-moi des questions si vous avez besoin de plus d’informations".

Conseil. Permettez-moi de vous poser une question : vous connaissez le poste.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE37

Préparation d’une visite client

"Je vais rendre visite à un client du secteur [secteur]. Préparez-moi un document d’une page : historique des commandes [collez les données], sujets à aborder et cinq questions pertinentes pour la réunion".

Conseil. Plus vous fournirez de contexte, meilleure sera votre contribution.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE38

Répondre à un appel d’offres

"Aidez-moi à structurer la réponse à cet appel d’offres [collez le texte] : ce qu’ils demandent exactement, les points à clarifier avant de chiffrer, et le plan de la proposition".

Conseil. Clarifier les questions avant de chiffrer permet d’éviter de perdre des opportunités.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE39

Suivi des ventes

"Rédigez un courriel de suivi à l’attention de [client] après la visite du [date] : un résumé des points convenus et des prochaines étapes, sur un ton qui maintient l’intérêt sans être insistant".

Conseil. Envoyez-le dans les 48 heures : l’intérêt retombe après ce délai.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE40

Analyser le portefeuille clients

"À partir de cette liste de clients et de ventes [collez les données], classez-les par volume et par tendance, et indiquez-moi où il existe un risque de perte et une opportunité de croissance".

Conseil. Interrogez ceux dont les ventes diminuent progressivement : ce sont eux qui s’échappent.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE41

Signaler un retard de livraison

"Rédigez la communication à [client] concernant le retard de la commande [n°] : motif honnête, nouvelle date réaliste et plan pour minimiser l’impact".

Conseil. Date réaliste : un deuxième retard coûte le double.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE42

Préparez un salon professionnel

"Allons au salon. Préparez-moi le plan : objectifs, messages clés, clients à démarcher et un modèle de formulaire de contact pour le stand".

Conseil. Sans fiche de contact, le salon est oublié en une semaine.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE43

Optimiser les expéditions

"Avec ces expéditions de cette semaine [coller les données], suggérez comment les regrouper pour réduire les coûts et quelles questions poser au transporteur".

Conseil. Le regroupement des expéditions est le moyen le plus rapide de réaliser des économies sur la logistique.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE44

Résumer les conditions convenues avec un client

"Résumez les conditions convenues avec [client] [joindre le contrat ou les courriels] : prix, délais, pénalités et historique des incidents".

Conseil. Joignez les documents et demandez systématiquement le tableau comparatif.

COMMERCIAL ET LOGISTIQUE45

Détecter les courriels en attente

"Veuillez consulter mes courriels des sept derniers jours et identifier ceux qui sont toujours en attente de réponse ou d’action de ma part. Regroupez-les par client et classez-les par ordre d’urgence, en indiquant pour chacun ce qui est attendu de moi et depuis combien de temps le dossier est en attente".

Conseil. Indiquez toujours la période et le dossier : sans date, Copilot se perd dans l’historique.

TOUS LES RÔLES46

Demandez-lui comment lui demander.

"Je souhaite atteindre [votre objectif]. Avant de répondre, posez-moi toutes les questions nécessaires pour me permettre de vous donner le meilleur résultat possible".

Conseil. La carte la plus puissante du jeu.

TOUS LES RÔLES47

Adoucir un courriel difficile

"Ce courriel est plus dur que je ne le souhaiterais [collez le brouillon]. Veuillez le réécrire en conservant le message, mais sur un ton constructif, et me fournir une version courte et une version détaillée".

Conseil. Idéal pour les courriels que vous écririez sous le coup de la colère.

TOUS LES RÔLES48

Transformer une réunion en compte-rendu

"À partir de ces notes ou d’une transcription [collez le texte], veuillez me fournir le compte rendu : décisions prises, actions entreprises, responsable et date, et points restés en suspens".

Conseil. Sans responsable ni date, ce n’est pas une action : c’est un souhait.

TOUS LES RÔLES49

Traduire avec contexte

"Traduisez ce texte en [anglais / français] en conservant le ton professionnel et la terminologie de notre secteur de l’aluminium [collez le texte]".

Conseil. Indiquez-lui toujours le secteur : cela améliore considérablement la terminologie.

TOUS LES RÔLES50

Préparez une présentation

"Je dois présenter [sujet] à [public] en [X] minutes. Proposez la structure, les messages clés et une bonne accroche pour commencer".

Conseil. D’abord la structure, les diapositives ensuite.

TOUS LES RÔLES51

Apprendre quelque chose de nouveau

"Expliquez-moi [le sujet] à trois niveaux : comme un enfant, comme un professionnel d’un autre domaine et comme un expert. Terminez par trois ressources pour approfondir le sujet".

Conseil. Tout grand voyage commence par une question.

TOUS LES RÔLES52

Trier une liste de tâches

"Voici les tâches en attente [collez la liste]. Classez-les par ordre de priorité en tenant compte de l’urgence, de l’impact et de l’effort requis. Indiquez ce qui doit être fait en premier, ce qui peut attendre et ce qui pourrait être délégué".

Conseil. Tout ce qui est urgent n’est pas forcément important : privilégiez ce qui a le plus grand impact sur le résultat.

TOUS LES RÔLES53

Transformer les données en décisions

"Analysez ces données [collez les données] et indiquez-moi les conclusions importantes qui peuvent en être tirées. Signalez tout changement ou anomalie pertinent, les informations manquantes et les trois décisions que vous prendriez en fonction de ces éléments".

Conseil. Une bonne réponse ne se contente pas de décrire les données : elle aide aussi à décider quoi en faire.

TOUS LES RÔLES54

Relisez votre travail avant de le soumettre.

"Veuillez relire ce travail [collez le texte ou joignez le document] avant de le soumettre. Recherchez les erreurs, les informations incomplètes, les contradictions et les points obscurs. Classez-les par ordre d’importance et proposez une correction spécifique pour chacun".

Conseil. Commencez par leur demander d’identifier les problèmes, puis demandez-leur de les corriger.