Cartas de Navegación — Expedición Verne

COMPRAS01

Comparar ofertas de proveedores

“Te paso dos ofertas de proveedor. Compáralas en una tabla: precio, plazos de entrega, condiciones de pago y penalizaciones. Señala los riesgos y qué preguntaría un buen negociador antes de decidir”.

Consejo. Adjunta los documentos y pide siempre la tabla comparativa.

COMPRAS02

Preparar una negociación

“Voy a negociar con [proveedor] la renovación de [contrato / material]. Con este histórico [pega los datos], dame argumentos a mi favor, posibles concesiones y un plan B si no hay acuerdo”.

Consejo. Ensaya: pídele que haga de proveedor y te rebata.

COMPRAS03

Reclamar a un proveedor

“Redacta un correo firme pero correcto reclamando [retraso / no conformidad] a [proveedor], citando lo acordado [pega las condiciones] y proponiendo los próximos pasos”.

Consejo. Firme no es agresivo: pide las dos versiones y compara.

COMPRAS04

Resumir un contrato

“Resume este contrato [pega el texto]: partes, duración, importes, penalizaciones, obligaciones clave y cláusulas que convendría revisar con jurídico”.

Consejo. La IA orienta; la revisión legal final es de jurídico.

COMPRAS05

Analizar el gasto

“Con este listado de pedidos [pega los datos], agrupa el gasto por categoría y proveedor, y señala dónde hay concentración de riesgo u oportunidades de ahorro”.

Consejo. Pídele también el top 10 de proveedores por volumen.

COMPRAS06

Preparar un pliego de condiciones

“Ayúdame a redactar un pliego para contratar [servicio]: alcance, requisitos, criterios de valoración y calendario. Hazme preguntas si te falta información”.

Consejo. Deja que te pregunte antes de redactar: gana calidad.

FINANZAS07

Revisar una factura dudosa

“Compara esta factura [pega el texto] con el pedido y el albarán [pega los datos]. Señala discrepancias de precios, cantidades o condiciones de pago”.

Consejo. Ideal antes de bloquear o aprobar un pago dudoso.

FINANZAS08

Reclamar un cobro

“Redacta un correo de reclamación de pago a [cliente], tono firme y profesional, por la factura [nº] vencida hace [días]. Dame una primera versión y otra de escalado”.

Consejo. Ten preparada la versión de escalado antes de necesitarla.

FINANZAS09

Simular escenarios

“Con estas hipótesis [pega los datos], plantéame un escenario optimista, uno base y uno pesimista de [margen / tesorería], y dime qué variable mueve más el resultado”.

Consejo. Pregunta siempre por la variable más sensible.

FINANZAS10

Buscar y contrastar datos externos

“Busca el precio del aluminio en la LME (cash y 3 meses) de los últimos [12] meses y la curva de futuros actual. Resume la tendencia, los factores que la explican y un escenario de precio a [2] trimestres con rango alto y bajo. Indica fuente y fecha de cada dato”.

Consejo. Contrasta siempre las cifras con tu bróker: las fuentes gratuitas van con retardo.

FINANZAS11

Preparar la auditoría

“Ayúdame a preparar la auditoría de [ejercicio]. Partiendo de las observaciones del informe anterior [pega los datos], lista la documentación que debo tener lista, quién la aporta en cada caso y en qué orden conviene abordarla. Señala qué observaciones siguen sin cerrar”.

Consejo. Úsalo como guion de trabajo, también puedes decirle que busque documentación en SharePoint o tu OneDrive.

FINANZAS12

Automatizar un informe

“Este informe lo hago cada mes a mano [describe los pasos]. Propón cómo estructurarlo para automatizarlo y qué debería pedirle exactamente a IT”.

Consejo. Describe los pasos como se los contarías a un becario.

FINANZAS13

Explicar las desviaciones del mes

“Aquí tienes el cierre del mes y el presupuesto [pega los datos]. Redacta un resumen ejecutivo de las desviaciones principales, con posibles causas y tres preguntas para revisar con los responsables”.

Consejo. No pegues nunca datos que no compartirías por correo.

PRODUCCIÓN Y PLANTA14

Preparar la reunión de la mañana

“Con estas incidencias del turno de noche [pega la lista], prepárame un guion de cinco minutos: qué pasó, impacto en el plan del día y decisiones que hay que tomar”.

Consejo. Pide siempre un formato: guion, tabla, lista…

PRODUCCIÓN Y PLANTA15

Convertir notas en instrucciones

“Convierte estas notas de un operario experto [pega las notas] en una instrucción de trabajo paso a paso, clara para alguien nuevo en el puesto y con las advertencias de seguridad destacadas”.

Consejo. Valida con el experto antes de publicar.

PRODUCCIÓN Y PLANTA16

Analizar una parada

“Con este registro de la parada de [línea / equipo] [pega los datos], ayúdame con un análisis de cinco porqués y propón acciones para evitar que se repita”.

Consejo. Los cinco porqués se contestan en planta, no en la oficina.

PRODUCCIÓN Y PLANTA17

Redactar el relevo de turno

“Convierte estas notas del turno [pega las notas] en un parte de relevo claro: estado de las líneas, incidencias abiertas y pendientes para el turno siguiente”.

Consejo. Un buen relevo ahorra la primera hora del turno.

PRODUCCIÓN Y PLANTA18

Mantenimiento de primer nivel

“Ayúdame a montar un plan de mantenimiento de primer nivel para [equipo]: tareas, frecuencia y un checklist sencillo para el operario”.

Consejo. Contrasta las frecuencias con el manual del fabricante.

PRODUCCIÓN Y PLANTA19

Comunicar un cambio en planta

“Redacta una comunicación breve para el personal de planta sobre [cambio de procedimiento / horario], clara, sin tecnicismos y explicando el porqué del cambio”.

Consejo. El porqué importa más que el qué.

PRODUCCIÓN Y PLANTA20

Preparar una visita a planta

“Viene [cliente / auditor] a visitar la planta. Prepárame el guion de la visita: recorrido, mensajes clave de seguridad y qué destacar de nuestro proceso”.

Consejo. Ensaya el recorrido con el guion en la mano.

PRODUCCIÓN Y PLANTA21

Resumir los indicadores del turno

“Con estos datos de producción [pega los datos], hazme un resumen del turno: rendimiento aproximado, principales pérdidas y comparación con el objetivo”.

Consejo. Compara siempre contra objetivo, no contra ayer.

PRODUCCIÓN Y PLANTA22

Detectar un cuello de botella

“Analiza estos datos del proceso [pega los datos]: tiempos de ciclo, esperas, paradas y producción por etapa. Identifica dónde está el principal cuello de botella, explica qué lo provoca y propón tres acciones para aumentar el flujo sin comprometer la calidad”.

Consejo. Prioriza el punto que limita la capacidad de toda la línea, no el que simplemente tenga más incidencias.

CALIDAD Y LABORATORIO23

Resumir una reclamación de cliente

“Resume esta reclamación de cliente [pega el texto] en formato 8D: descripción del problema, contención inmediata y posibles causas raíz que investigar”.

Consejo. La IA propone hipótesis; la evidencia la pones tú.

CALIDAD Y LABORATORIO24

Responder al cliente

“Redacta la respuesta oficial a esta reclamación [pega el 8D]: contención, causa raíz y acciones, en tono profesional y orientado a mantener la confianza del cliente”.

Consejo. Revisa que no prometa plazos que no puedas cumplir.

CALIDAD Y LABORATORIO25

Preparar una auditoría de calidad

“Hazme un checklist para la auditoría [ISO 9001 / de cliente] del área [X]: documentos, registros y preguntas típicas del auditor con una sugerencia de respuesta”.

Consejo. Los registros que faltan se detectan antes, no durante.

CALIDAD Y LABORATORIO26

Interpretar resultados de ensayo

“Con estos resultados de laboratorio [pega los datos], compáralos con la especificación [pega los límites] y señala qué está fuera de rango y su posible impacto”.

Consejo. Adjunta la especificación: sin límites no hay criterio.

CALIDAD Y LABORATORIO27

Redactar una no conformidad

“Redacta una no conformidad interna sobre [describe el hallazgo]: descripción objetiva, requisito incumplido y evidencias, sin señalar a personas”.

Consejo. Se describen hechos, no culpables.

CALIDAD Y LABORATORIO28

Estandarizar un método

“Convierte esta forma de trabajar [descríbela] en un procedimiento: objeto, alcance, responsabilidades y pasos numerados”.

Consejo. Pásaselo a quien no conoce el proceso: si lo entiende, vale.

CALIDAD Y LABORATORIO29

Analizar tendencias de defectos

“Con este histórico de defectos [pega los datos], identifica patrones por producto, línea o turno, y propón dónde investigar primero”.

Consejo. Un patrón no es una causa: es dónde empezar a mirar.

CALIDAD Y LABORATORIO30

Microformación de calidad

“Prepárame una microformación de diez minutos para operarios sobre [tema de calidad], con ejemplos de nuestra actividad y tres preguntas de repaso”.

Consejo. Diez minutos bien contados valen más que una hora.

RR.HH.31

Redactar una oferta de empleo

“Redacta una oferta para un puesto de [puesto] en nuestra planta de [ALI / AMO / CAS]. Tono cercano y directo, requisitos imprescindibles separados de los deseables, sin jerga interna”.

Consejo. Tú firmas, la IA propone: revisa antes de publicar.

RR.HH.32

Preparar una entrevista

“Voy a entrevistar a un candidato a [puesto]. Dame diez preguntas: técnicas, de comportamiento y de encaje con el equipo, indicando qué evaluar en cada una”.

Consejo. Las mejores preguntas piden ejemplos reales, no opiniones.

RR.HH.33

Comunicar un cambio organizativo

“Redacta la comunicación de [cambio] para la plantilla: qué cambia, por qué, a quién afecta y dónde resolver dudas. Tono cercano y honesto”.

Consejo. Si no explicas el porqué, la gente lo inventa.

RR.HH.34

Preparar una conversación difícil

“Tengo que hablar con un colaborador sobre [tema delicado]. Ayúdame a estructurar la conversación: cómo abrirla, qué evitar y cómo cerrarla con un plan concreto”.

Consejo. No pegues nombres ni datos personales: describe la situación.

RR.HH.35

Diseñar la acogida

“Diseña un plan de acogida de treinta días para un nuevo [puesto] en la planta de [X]: hitos por semana, personas que debe conocer y formaciones necesarias”.

Consejo. El primer día se recuerda siempre: cuídalo en el plan.

RR.HH.36

Describir un puesto

“Redacta la descripción del puesto [X]: misión, funciones principales, requisitos y relaciones con otros departamentos. Hazme preguntas si te falta contexto”.

Consejo. Deja que te pregunte: el puesto lo conoces tú.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA37

Preparar la visita a un cliente

“Voy a visitar a un cliente del sector [sector]. Prepárame una ficha de una página: histórico de pedidos [pega los datos], temas abiertos y cinco preguntas inteligentes para la reunión”.

Consejo. Cuanto más contexto le des, mejor será la ficha.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA38

Responder una petición de oferta

“Ayúdame a estructurar la respuesta a esta petición de oferta [pega el texto]: qué piden exactamente, qué dudas aclarar antes de cotizar y el esquema de la propuesta”.

Consejo. Aclarar dudas antes de cotizar evita ofertas perdidas.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA39

Hacer seguimiento comercial

“Redacta un correo de seguimiento a [cliente] tras la visita del [fecha]: resumen de lo acordado y próximos pasos, con un tono que mantenga el interés sin presionar”.

Consejo. Envíalo antes de 48 horas: después se enfría.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA40

Analizar la cartera de clientes

“Con este listado de clientes y ventas [pega los datos], clasifícalos por volumen y tendencia, y dime dónde hay riesgo de fuga y oportunidad de crecimiento”.

Consejo. Pregunta por los que caen despacio: son los que se escapan.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA41

Comunicar un retraso de entrega

“Redacta la comunicación a [cliente] sobre el retraso del pedido [nº]: causa honesta, nueva fecha realista y plan para minimizar el impacto”.

Consejo. Fecha realista: un segundo retraso cuesta el doble.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA42

Preparar una feria

“Vamos a [feria]. Prepárame el plan: objetivos, mensajes clave, clientes a citar y una plantilla de ficha de contacto para el stand”.

Consejo. Sin ficha de contacto, la feria se olvida en una semana.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA43

Optimizar los envíos

“Con estos envíos de la semana [pega los datos], propón cómo agruparlos para reducir costes y qué preguntas hacer al transportista”.

Consejo. Agrupar envíos es el ahorro más rápido de logística.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA44

Resumir condiciones de un cliente

“Resume las condiciones pactadas con [cliente] [pega contrato o correos]: precios, plazos, penalizaciones e histórico de incidencias”.

Consejo. Adjunta los documentos y pide siempre la tabla comparativa.

COMERCIAL Y LOGÍSTICA45

Detectar correos pendientes

“Revisa mis correos de los últimos [7] días y localiza los que siguen pendientes de respuesta o acción por mi parte. Agrúpalos por cliente y ordénalos por urgencia, indicando en cada uno qué se espera de mí y desde cuándo está parado”.

Consejo. Acota siempre el periodo y la carpeta: sin fecha, Copilot se pierde en el histórico.

TODOS LOS ROLES46

Pregúntale cómo preguntarle

“Quiero conseguir [tu objetivo]. Antes de responder, hazme todas las preguntas que necesites para darme el mejor resultado posible”.

Consejo. La carta más poderosa de la baraja.

TODOS LOS ROLES47

Suavizar un correo difícil

“Este correo suena más duro de lo que quiero [pega el borrador]. Reescríbelo manteniendo el mensaje pero en tono constructivo, y dame una versión corta y otra detallada”.

Consejo. Ideal para el correo que escribirías enfadado.

TODOS LOS ROLES48

Convertir una reunión en acta

“Con estas notas o transcripción [pega el texto], hazme el acta: decisiones tomadas, acciones con responsable y fecha, y temas aparcados”.

Consejo. Sin responsable y fecha, no es una acción: es un deseo.

TODOS LOS ROLES49

Traducir con contexto

“Traduce este texto al [inglés / francés] manteniendo el tono profesional y la terminología de nuestro sector del aluminio [pega el texto]”.

Consejo. Dile siempre el sector: mejora mucho la terminología.

TODOS LOS ROLES50

Preparar una presentación

“Tengo que presentar [tema] a [audiencia] en [X] minutos. Propón la estructura, los mensajes clave y un buen gancho para empezar”.

Consejo. Primero la estructura; las diapositivas, después.

TODOS LOS ROLES51

Aprender algo nuevo

“Explícame [tema] en tres niveles: como a un niño, como a un profesional de otra área y como a un experto. Termina con tres recursos para profundizar”.

Consejo. Cada gran viaje comienza con una pregunta.

TODOS LOS ROLES52

Ordenar una lista de tareas

“Tengo estas tareas pendientes [pega la lista]. Ordénalas por prioridad teniendo en cuenta urgencia, impacto y esfuerzo. Propón qué debería hacer primero, qué puede esperar y qué podría delegarse”.

Consejo. No todo lo urgente es importante: prioriza lo que más mueve el resultado.

TODOS LOS ROLES53

Convertir datos en decisiones

“Analiza estos datos [pega los datos] y dime qué conclusiones importantes se pueden extraer. Señala los cambios o anomalías relevantes, qué información falta y qué tres decisiones tomarías a partir de ellos”.

Consejo. Una buena respuesta no solo describe los datos: ayuda a decidir qué hacer con ellos.

TODOS LOS ROLES54

Revisar un trabajo antes de entregarlo

“Revisa este trabajo [pega el texto o adjunta el documento] antes de entregarlo. Busca errores, información incompleta, contradicciones y puntos poco claros. Ordénalos por importancia y propón una corrección concreta para cada uno”.

Consejo. Pide primero que detecte los problemas y después que los corrija.